Дирекция Спортивных и Социальных проектов


АНО «Дирекция спортивных и социальных проектов» организует уникальные по масштабу мероприятия в России. Интегратор предоставил инструмент, обеспечивающий точность выполнения действий как в период подготовки, так и во время проведения мероприятий, в том числе Игр БРИКС и Саммита глав государств БРИКС
- Решение помогло унифицировать и стандартизировать коммуникации с вовлечением представителей различных региональных органов власти
- Был внедрен инструмент для бесперебойной работы, проработаны, оптимизированы и перенесены в систему бизнес-процессы, созданы удобные графические таблицы и диаграммы.
- Система охватывает все этапы организации: от планирования целей проекта до операционного обеспечения участников, управления объектами и решения проблемных вопросов в взаимодействии с ОИВ.
- Каждый процесс, от поминутного расписания ключевых событий на объектах до фиксации и устранения отклонений, полностью автоматизирован и отражен в системе.
«Дирекция спортивных и социальных проектов» провела более 10 самых крупных и более 100 средних мероприятий проектного и событийного типа. Задача заключалась в интеграции накопленного опыта в единую информационно-технологическую и аналитическую среду. Подготовить инструмент для взаимодействия по проектным вопросам, процессам планирования, мониторинга, отчетности и контроля. Стандартизации деятельности, накопления и управления знаниями, повышения эффективности путем оптимизации и автоматизации процессов подготовки и операционного управления, увеличить скорость и эффективность коммуникаций по рабочим вопросам, оптимизировать ведение долгосрочных направлений. Ускорить работу с нештатными ситуациями с возможностью подключения внешних ведомств с учетом профилей деятельности. Отразить методологию проектного управления ДССП в графических представлениях. Стать базой для обеспечения функционирования и стабильности организации, разработки и запуска новых перспективных направлений.
Основной сложностью в работе оргкомитетов при подготовке крупных российских и международных проектов является необходимость оперативного формирования команды, её увеличения, выстраивания бизнес-процессов и последующего сокращения штата. При этом важно сохранить накопленную экспертизу. Необходимо учитывать десятки направлений деятельности: от организации питания до согласования нормативных документов с органами власти, проведения монтажных работ, обеспечения медицинской помощи и визовой поддержки. Все эти задачи требовали чёткой систематизации.
В системе они сгруппированы по схожим признакам и разделены на блоки. Бизнес-процессы с одинаковыми шагами выстроены и автоматизированы. Разработаны механизмы отчетности для контроля всех возможных состояний. В задачи входят управление отчетностью и работа с нештатными ситуациями. Система включает сложные графические формы, таблицы с подсветкой информации и оповещениями. Реализовано динамическое распределение прав в рамках сложной ролевой модели.
На сегодняшний день ключевым достижением стало то, что многолетний опыт был интегрирован в систему всего за несколько месяцев. За полгода система успешно прошла тестирование на Играх БРИКС и использована для саммита БРИКС на региональном уровне. Сейчас через систему проходят все процессы ДССП, а также организована совместная работа с 22 внешними ведомствами, включая организации по направлениям образования и науки, безопасности, здравоохранения, иностранных дел, транспорта, цифрового развития и массовых коммуникаций.
Во время проведения Игр БРИКС система зафиксировала и успешно обработала 132 нештатные ситуации, 100 поручений в рамках одного проекта. Контролировалась работа на 17 спортивных объектах, организован процесс приема 2852 спортсменов, 1415 официальных лиц, 1193 судей и других специалистов.